CV als pdf of als doc-bestand versturen?

Je cv kan inhoudelijk nog zo sterk zijn, maar het bestandstype waarin je het verstuurt kan onverwacht invloed hebben op hoe – en zelfs óf – je cv wordt gelezen. Sommige formats behouden jouw met aandacht ontworpen opmaak perfect. Anderen zorgen juist voor chaos: informatie die verspringt of niet goed wordt verwerkt door recruitmentsystemen. Dit laatste voorkom je met het juiste bestandstype.

Een cv kun je in verschillende bestandstypes opslaan en versturen. De meest voorkomende zijn PDF en Word (.doc of .docx). Een cv opslaan als platte tekst (.txt) wordt in mindere mate gebruikt, maar kan wel.

Elk bestandstype heeft zo z'n eigenschappen. Die bepalen bijvoorbeeld hoe de opmaak en structuur van je document behouden blijven wanneer je het exporteert, en hoe goed het document wordt uitgelezen door recruitmentsystemen.

In de praktijk worden vooral PDF- en Word-bestanden gebruikt bij sollicitaties; ze vormen de standaard bij de meeste werkgevers en recruiters. In de volgende onderdelen van dit artikel lees je wanneer je voor welk bestandstype kiest en waar je op moet letten.

Moet je je CV versturen als PDF of Word-bestand?

Verstuur je cv als pdf als een werkgever of recruiter geen specifiek bestandsformaat vraagt. Dit is een ongeschreven regel: de ontvanger verwacht jouw cv in een pdf-bestand.

Wat is het verschil tussen een PDF- en Word-bestand?

Het verschil tussen een pdf en een Word-bestand zit vooral in bewerken versus delen. Het zijn in feite twee verschillende fasen van hetzelfde document.

Een Word-bestand, of een document in Google Docs, is de bewerkbare bron: daarin schrijf, herschrijf en pas je je cv aan. Een pdf is de versie die je vervolgens deelt.

Dat verschil tussen een pdf- en Word-bestand wordt vooral relevant op het moment dat je je cv verstuurt. Stuur je een Word-bestand, dan opent de recruiter een bewerkbaar document dat op een ander systeem soms anders wordt weergegeven. Stuur je een pdf, dan ziet de ontvanger een vaste versie van je cv, zonder dat de opmaak verandert.

De meeste sollicitanten maken hun cv daarom in Word of een andere online editor, en slaan het daarna op als pdf voordat ze het versturen.

Hieronder staan de verschillen tussen een pdf- en Word-bestand overzichtelijk naast elkaar.

5 voordelen van je cv als PDF-bestand delen

Een cv in pdf heeft een aantal praktische voordelen, vooral voor hoe je document bij de ontvanger wordt geopend, bekeken en gebruikt. Hieronder vind je de belangrijkste voordelen, en waarom die in de praktijk relevant zijn.

1. De opmaak blijft exact zoals jij die hebt ontworpen

Een pdf ‘bevriest’ als het ware je document. Lettertypen, marges, witruimte, tabellen en uitlijning blijven intact, ongeacht op welk apparaat of programma het cv wordt geopend. Dat is belangrijk, omdat recruiters cv’s bekijken op verschillende schermen, zoals laptops, smartphones en tablets. Een pdf zorgt ervoor dat je opmaak (zoals in een van deze cv-voorbeelden) daarbij niet verschuift en dat functies, datums en opsommingen overal precies zo blijven staan als jij ze hebt opgebouwd.

2. Je cv opent vrijwel altijd zonder problemen

Pdf’s openen direct in browsers, e-mailpreviews en de meeste viewers zonder extra stappen. De ontvanger hoeft meestal geen extra software te installeren om het document te openen of eerst te converteren.

In de praktijk betekent dit minder drempels: een recruiter kan je cv snel en gemakkelijk bekijken, bijvoorbeeld ook onderweg of in een preview-venster. Elke extra handeling, zoals downloaden, opnieuw openen of een foutmelding oplossen, vergroot de kans dat je cv later, vluchtiger of helemaal niet wordt bekeken.

3. De inhoud en versie van je cv blijven steeds hetzelfde

Omdat een pdf minder makkelijk is te wijzigen, werkt iedere ontvanger met dezelfde, door jou aangeleverde versie. Dat voorkomt dat in een selectieproces per ongeluk gegevens veranderen of dat onduidelijkheid ontstaat over welke versie leidend is.

4. Het is een stabiel bestandsformaat bij printen en archivering

Hoewel veel sollicitaties digitaal verlopen, worden cv’s soms ook nog geprint of opgeslagen in interne dossiers. Pdf-bestanden behouden hun pagina-indeling en structuur ook goed bij afdrukken en archiveren. Dat voorkomt dat informatie onlogisch doorloopt of halverwege een pagina terechtkomt.

Bij Word-documenten daarentegen kunnen printerinstellingen of softwareversies invloed hebben op pagina-einden en marges, waardoor een document er op papier anders uitziet dan op het scherm.

5. Het sluit aan bij de ongeschreven standaard in recruitment

Zoals uitgelegd is een cv in pdf in veel sectoren de norm geworden, tenzij anders gevraagd. Recruiters zijn eraan gewend en processen zijn erop ingericht. Het draagt dus bij aan een snelle beoordeling van je cv.

Dat lijkt een klein detail, maar bij grote aantallen sollicitaties telt voorspelbaarheid zwaar mee. Een document dat direct goed opent en eruitziet zoals verwacht, werkt simpelweg prettiger voor recruiters en werkgevers. En laten dat nou precies de personen zijn op wie jij indruk moet maken.

Heeft een PDF ook nadelen als bestandstype voor je CV?

Een pdf heeft één praktisch nadeel: je kunt het bestand zelf niet eenvoudig aanpassen. Wil je iets wijzigen, zoals een datum, een vergeten witregel of punt, verkeerde formulering of volgorde. Daarvoor moet je terug naar het originele document in Word of Google Docs, daar de aanpassing doen en opnieuw een pdf exporteren. Zeker als je regelmatig kleine aanpassingen maakt voor verschillende vacatures, betekent dat telkens een extra stap.

Daarnaast is een pdf soms iets groter in bestandsgrootte dan een Word-document, omdat opmaak en lettertypen worden vastgezet. In de praktijk is dat verschil meestal klein en vormt het zelden een probleem bij uploaden of mailen.

Verder merk je als sollicitant weinig nadelen. Zodra je cv klaar is en je het verstuurt, werkt een pdf juist probleemloos: het document ziet er voor iedere ontvanger hetzelfde uit en is direct goed leesbaar, ongeacht het apparaat of programma waarop je cv wordt geopend.

Wanneer toch je cv in Word versturen?

Het korte antwoord: alleen wanneer de vacaturetekst of recruiter hier expliciet om vraagt.

Werkgevers of bureaus vragen meestal om een Word-bestand om praktische redenen, bijvoorbeeld:

• Omdat ze cv’s intern bewerken of standaardiseren: Recruitmentbureaus en HR-afdelingen passen cv’s soms aan voordat ze kandidaten doorsturen, bijvoorbeeld om persoonlijke gegevens te verwijderen of documenten in één huisstijl te zetten.
• Omdat hun systemen of processen beter werken met bewerkbare bestanden: In sommige organisaties worden gegevens overgenomen, toegevoegd of gecombineerd met interne formulieren. Een Word-bestand maakt dat eenvoudiger.

Je kunt als sollicitant alleen niet zien welke systemen of werkwijzen een organisatie gebruikt, dus het heeft weinig zin om daar zelf op te anticiperen. Staat er daarom niets in de vacature over het bestandsformaat, stuur je cv dan gewoon als pdf.

CV van Word (.docx) opslaan als pdf

Werk je je cv uit in Microsoft Word? Dan kun je het document eenvoudig opslaan als pdf.

Zo sla je je cv in Word (.docx) op als pdf:

Belangrijk: bewaar ook altijd een bewerkbare versie van je cv. Sla je cv naast de pdf-versie ook op als Word-bestand (.docx) of in Google Docs. Dat is je werkbestand waarin je eenvoudig aanpassingen kunt doen, bijvoorbeeld wanneer je je cv wilt afstemmen op een nieuwe vacature. Vanuit dit bestand kun je daarna steeds een nieuwe pdf-versie maken om te versturen.

Hoe sla je een Google Docs bestand op als pdf?

Een cv dat je in Google Docs hebt gemaakt, kun je eenvoudig exporteren als pdf. Volg daarvoor deze stappen:

1. Open je cv in Google Docs.
2. Klik linksboven op Bestand.
3. Ga naar Downloaden.
4. Kies PDF-document (.pdf).
5. Selecteer de gewenste opslaglocatie op je computer.
6. Open het pdf-bestand in je browser of een pdf-lezer om te controleren of opmaak, lettertypen en pagina-indeling correct zijn overgenomen

Tips: Zo verstuur je je cv altijd correct en professioneel

Wil je je cv correct en professioneel versturen, controleer dan altijd eerst deze drie punten: of de opmaak klopt, alle informatie zichtbaar is en het document direct leesbaar is.

Controleer, exporteer en verstuur: volg deze drie stappen en je cv komt altijd correct en netjes bij de recruiter binnen, klaar om direct beoordeeld te worden. Ga voor meer praktische cv-tips naar onze blog.

Waarom wij voor PDF kiezen

Via onze cv-tool kun je je cv uitsluitend als pdf downloaden. Dat doen we zodat je altijd een netjes en overzichtelijk document hebt om te versturen. Onze cv-templates bestaan uit veel losse onderdelen – bijvoorbeeld secties voor werkervaring, opleidingen en vaardigheden – die precies op hun plek moeten blijven.

Met onze tool kun je je cv snel en gemakkelijk in de editor aanpassen. Je hoeft dus geen Word-bestand of Google Docs-document bij te houden of losse onderdelen opnieuw in elkaar te zetten. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten: je hebt altijd één basisversie die je gemakkelijk kunt bijwerken, personaliseren en opnieuw als pdf kunt downloaden. Zo combineer je het gemak van eenvoudig aanpassen met de zekerheid dat je cv er bij verzending professioneel uitziet.