Wat is een ATS en hoe optimaliseer je je cv?

ATS: wat is dat?

ATS staat voor Applicant Tracking System: software die werkgevers gebruiken om sollicitaties te ontvangen, beheren en terug te vinden. Vooral middelgrote en grote organisaties werken ermee, omdat zij veel vacatures en sollicitanten tegelijk verwerken. Denk aan multinationals, overheidsorganisaties, ziekenhuizen, universiteiten en grotere mkb-bedrijven.

Het ATS fungeert als een schakel tussen jouw cv en de persoon die de uiteindelijke selectie maakt. Je cv wordt niet één-op-één doorgestuurd naar een recruiter, maar eerst opgenomen in het systeem. Het systeem verwerkt en beoordeelt je cv op basis van criteria die de recruiter of werkgever heeft ingesteld.

Hoe weet je dat je met een ATS te maken hebt?

Wanneer je ergens solliciteert merk je dat je met een ATS te maken hebt zodra je niet simpelweg een cv mailt, maar moet solliciteren via een online formulier. Ook krijg je later vaak automatisch bericht over de status van je sollicitatie. Die automatische stappen lopen via het ATS. Maar ook wanneer je je sollicitatie wel per mail verstuurt kan je cv eerst door een ATS beoordeeld worden. 

Wie begrijpt wat een ATS is en doet, en waar het wordt ingezet, kan een gerichter een cv opstellen en kansen vergroten op een sollicitatiegesprek. 

Hoe werkt een ATS? 

In een ATS-systeem komt een sollicitatie binnen en wordt deze gerangschikt voordat een recruiter het cv opent. Dat gebeurt grotendeels geautomatiseerd, op basis van deze vaste stappen:

Stap 1: Je cv wordt omgezet naar een profiel

Zodra je solliciteert en je cv uploadt, leest het systeem je cv uit en zet de inhoud om in gestructureerde gegevens. Het herkent functietitels, vaardigheden, werkgevers en periodes en slaat ze op als losse elementen. Dit samen vormt jouw profiel in het systeem dat makkelijk doorzoekbaar is.

Stap 2: Recruiters zoeken in de database

Daarna begint het vergelijkingswerk. Recruiters of werkgevers bladeren in het ATS niet door alle cv’s, maar zoeken in de database waar jouw profiel (op basis van je cv) in staat. Ze gebruiken zoektermen en filters om kandidaten te vinden die aansluiten bij een vacature.

Ze gebruiken bijvoorbeeld zoekwoorden zoals:

• “Java” bij software developers
• “project management” bij teamleiders
• “data-analyse” bij business- of data-analisten

Het systeem toont vervolgens de profielen waarin die termen voorkomen op inhoudelijk relevante plekken, zoals functietitels, vaardigheden of beschrijvingen van werkervaring. Cv’s die die taal niet gebruiken, verschijnen lager in de resultaten, of verschijnen zelfs helemaal niet.

Stap 3: Filters bepalen de rangorde van binnengekomen sollicitatie

Veel ATS-systemen werken daarnaast met aanvullende filters, zoals opleidingsniveau, aantal jaren ervaring of beschikbaarheid. Op basis van de ingestelde criteria, waaronder deze informatie, ontstaat een rangorde: profielen die het best aansluiten bij de ingestelde criteria komen bovenaan te staan in het recruiter-dashboard.

Stap 4: Pas daarna kijkt een mens naar je profiel

Een ATS velt geen inhoudelijk oordeel over je cv; het kijkt niet naar motivatie, nuance of je potentieel, maar beoordeelt slechts heel feitelijk de overeenkomsten tussen jouw profiel, de vacaturetekst en de ingestelde criteria. Pas nadat deze automatische selectie is gemaakt komt een recruiter of werkgever in beeld.

Hoe optimaliseer je je cv voor ATS-systemen?

Benader je cv optimaliseren voor ATS alsof je voor twee lezers tegelijk schrijft: eerst een systeem dat zoekt op termen en structuur, en daarnaast een mens die oordeelt over jouw potentieel en fit met het team en de organisatie.

Hieronder vind je praktijkgerichte tips en uitleg voor het optimaliseren van je cv, zodat je weet wat te doen en waarom.

1. Schrijf inhoudelijk voor mensen en structureer voor het ATS-systeem

Houd de taal op je cv natuurlijk. Formuleer zinnen zoals je ze ook tegen een recruiter zou zeggen: helder, specifiek en zonder opgeblazen jargon. Beschrijf bij je werkervaring steeds wat je deed, waarom het relevant was en wat jouw unieke bijdrage was. 

Waarom dit werkt:
Een ATS systeem zoekt naar relevante termen en herkent patronen, terwijl recruiters een verhaal willen lezen. Schrijf je cv daarom op deze manier om te voorkomen dat je cv óf te technisch en leeg wordt (alleen voor het systeem), óf inhoudelijk sterk maar slecht herkenbaar voor automatische selectie. Deze balans vormt het fundament voor alle volgende tips.

2. Gebruik de vacaturetaal strategisch op je cv: in context en per rol

Lees de vacaturetekst grondig om te begrijpen hoe de organisatie haar behoefte formuleert. Let op (en noteer) functietitels, gebruikte termen voor verantwoordelijkheden, tools, methodes en competenties.

Gebruik die taal vervolgens bewust op je cv, maar altijd ingebed in inhoudelijke zinnen. Vermijd opsommingen van losse trefwoorden; verwerk de woorden die in de vacaturetekst terugkomen daarentegen in je (werk)ervaring, aangevuld met gangbare synoniemen.

Stem dit per sollicitatie steeds subtiel af. Je herschrijft niet steeds je complete cv, maar scherpt formuleringen bij rollen of resultaten aan zodat ze beter aansluiten op de vacaturetaal. Het gaat dus om accentverschillen, niet om nieuwe claims.

Waarom dit werkt:

ATS-systemen vergelijken cv’s altijd met één specifieke vacature en zoeken letterlijk naar overeenkomsten in terminologie. Tegelijk gebruiken organisaties uiteenlopende woorden voor vergelijkbaar werk. Door varianten te gebruiken én die in context te plaatsen, vergroot je je zichtbaarheid zonder dat je cv geforceerd of mechanisch aanvoelt. Recruiters herkennen bovendien sneller een profiel dat hun eigen taal spreekt, wat de kans vergroot dat je cv hen ook aanspreekt.

3. Maak een aparte vaardigheden-sectie met hard- en soft skills

Groepeer je belangrijkste vaardigheden in een duidelijk afgebakende sectie, los van je werkervaring. Presenteer ze als een overzichtelijke lijst met uitsluitend relevante vaardigheden voor de functie waarop je solliciteert.

Combineer hard skills (tools, methodes, vakkennis) met soft skills (manier van werken, samenwerking, besluitvorming). Je hoeft deze hier niet toe te lichten of te onderbouwen; dit onderdeel is slechts bedoeld om je vaardigheden expliciet vindbaar te maken.

Waarom dit werkt:

ATS-systemen slaan vaardigheden vaak op als afzonderlijke datapunten. Een aparte sectie op je cv fungeert daardoor als een index die het systeem snel kan uitlezen. Recruiters gebruiken dit onderdeel vervolgens om in één oogopslag te beoordelen of je profiel inhoudelijk aansluit bij de rol.

4. Maak jouw bijdrage concreet in je werkervaring

Werkervaring op je cv kan snel een opsomming van taken en verantwoordelijkheden worden. Voeg daar een extra laag aan toe; koppel wat je deed aan wat het daadwerkelijk opleverde. 

Waarom dit werkt:

Een ATS herkent termen als rapportage of analyse; recruiters selecteren op impact en toegevoegde waarde. De extra context is dus zowel gunstig voor het ATS-systeem als de persoon die je cv leest.

5. Gebruik een heldere hiërarchie in je werkervaring

Structureer je werkervaring per functie logisch en consistent. Gebruik korte bulletpoints waarin elke bullet één activiteit, resultaat of verantwoordelijkheid beschrijft. Vermijd lange alinea’s en samengestelde zinnen.

Zorg dat functietitels, organisatienamen en data duidelijk herkenbaar zijn en altijd op dezelfde plek terugkomen. Dit maakt je werkervaring overzichtelijk en voorkomt dat informatie door elkaar loopt.

Waarom dit werkt:

Een ATS herkent secties en bulletpoints makkelijker dan doorlopende tekst; je ervaring en de belangrijke keywords in de bekende onderdelen en bulletpoints verwerken verhoogt de kans dat je prestaties correct worden gelabeld.

Daarnaast helpt een duidelijke hiërarchie recruiters snel patronen te herkennen in je loopbaan en prestaties te vergelijken tussen functies. Het vergroot de scanbaarheid, zowel voor de mens als het systeem, zonder inhoud te versimpelen.

6. Houd de opmaak technisch sober

Kies voor een eenvoudige, rechtlijnige opmaak zonder visuele trucjes.

Vermijd ontwerpelementen die afhankelijk zijn van visuele positionering, zoals kolommen, tabellen, infographics, grafieken of iconen. Deze elementen kunnen bij automatische verwerking verkeerd worden geïnterpreteerd of volledig wegvallen.

Voorbeeld van een ATS-onvriendelijke opmaak:

Voorbeelden van een ATS-vriendelijke opmaak:

Bekijk hier meer goede ATS-vriendelijke cv-voorbeelden.

Waarom dit werkt:

Veel ATS-systemen kunnen complexe opmaak niet betrouwbaar verwerken. Door visuele elementen te vermijden, verklein je het risico dat informatie verdwijnt of verkeerd wordt geplaatst.

7. Kies veilige lettertypen en bestandsformaten

Gebruik veelvoorkomende sans serif-lettertypen voor de koppen en body-tekst op je cv, zoals:

• Arial
• Calibri
• Helvetica
• Verdana

Sla je cv daarnaast op als pdf, tenzij expliciet om Word wordt gevraagd (volg dan de vacature-instructies). 

Waarom dit werkt:

Veelgebruikte, standaardlettertypen worden door ATS-systemen het meest consistent herkend en correct omgezet naar leesbare tekst. Minder gangbare of decoratieve fonts kunnen bij die conversie worden vervormd, verkeerd geïnterpreteerd of zelfs geheel wegvallen.

PDF-bestanden zorgen er bovendien voor dat de inhoud en volgorde van tekst stabiel blijven tijdens het uitlezen. In combinatie met een standaardlettertype verklein je zo de kans dat woorden, regels of secties verkeerd worden geïnterpreteerd door het ATS.

8. Plaats cruciale informatie in de hoofdtekst

Zet belangrijke informatie zoals je naam, contactgegevens, functietitels en data niet in een header, footer of afbeelding, maar gewoon bovenaan de pagina in tekstvorm.

Waarom dit werkt:

Veel systemen negeren kop- en voetteksten volledig. Wat daar staat blijft vaak onleesbaar voor het ATS en wordt dus niet meegenomen in jouw beoordeling.

9. Kies een duidelijke, professionele bestandsnaam

Gebruik een bestandsnaam die in één oogopslag drie dingen duidelijk maakt: wie je bent, wat het document is en voor welke rol.

Voorbeeld

Waarom dit werkt:

Een ATS slaat cv’s vaak op als losse bestanden die recruiters exporteren, delen of lokaal downloaden. Een duidelijke bestandsnaam maakt een cv makkelijker terug te vinden en verkleint de kans op verwarring, zeker bij meerdere kandidaten of functies.

Daarnaast werkt een duidelijke bestandsnaam als een eerste signaal van zorgvuldigheid: het laat zien dat je begrijpt hoe het selectieproces achter de schermen verloopt en dat je meedenkt met de lezer. Dat is een onderdeel van een professionele presentatie.

10. Test je cv als platte tekst

Zet je cv om naar platte tekst door het te kopiëren naar een eenvoudige teksteditor zoals Kladblok (Windows), TextEdit in platte-tekst-modus (Mac) of een online plain-text editor.. Controleer of alle essentiële informatie logisch en samenhangend blijft, zoals de functietitels, data, volgorde en inhoud.

Gebruik deze test om fouten in volgorde, ontbrekende informatie of onleesbare passages op je cv op te sporen.

Waarom dit werkt:

Deze controle bootst de technische verwerking van jouw cv door een ATS na. Als je cv in platte tekst nog steeds helder en goed leesbaar is, weet je dat de kans klein is dat belangrijke informatie verloren gaat voordat een recruiter jouw profiel onder ogen krijgt.

Lees meer handige cv-tips in onze blog.

Veelvoorkomende fouten en hoe je wél langs de ATS-test komt 

Begrijp je hoe een ATS je cv leest? Dan zul je zien dat veel afwijzingen niet volledig komen door inhoudelijke ongeschiktheid, maar helaas vaak te maken hebben met presentatie en taal. Veel cv’s verdwijnen laag op de ranking omdat informatie onvindbaar, onleesbaar of verkeerd geïnterpreteerd wordt door het systeem. 

Hier helpen we je die valkuilen te vermijden; dit zijn de meest gemaakte ATS-fouten, die ook gemaakt worden door ervaren kandidaten, en hoe je die praktisch oplost.

Een ATS is geen vijand van de sollicitant, maar ook geen beoordelaar van talent. Het is slechts een filter. Wie begrijpt hoe dat filter werkt, kan een cv zo schrijven dat zijn cv goed wordt uitgelezen. Een goed ATS-proof cv is geen trucje of een cv enkel geschreven voor een systeem; het is een helder, logisch opgebouwd document dat precies laat zien wat je meebrengt in een taal die zowel systemen als mensen begrijpen. 

Altijd een ATS-proof cv met onze templates en tool

Een sterk cv kan nog zoveel ervaring en resultaten bevatten, maar als een ATS je document niet goed kan lezen, verdwijnt je kans op een goede eerste selectie. Slechte opmaak, ingewikkelde lay-outs of onleesbare secties op je cv kunnen ertoe leiden dat je cv lager wordt gerankt of helemaal niet wordt gezien. Dat is zonde, zeker als je inhoud van je cv staat als een huis.

Gebruik daarom cv-templates of een cv-maker, zoals die van CV.nl. De tool zorgt automatisch voor een ATS-vriendelijke structuur: duidelijke secties, correcte bullets, herkenbare functietitels, leesbare lettertypen en correcte bestandsformaten. Je kunt eenvoudig een bestaand cv uploaden. De maker zet het om in een nette, geoptimaliseerde lay-out die je daarna volledig kunt personaliseren.

Het resultaat: een cv dat zowel door het systeem als door een mens goed wordt gelezen, zonder dat je zelf kostbare tijd hoeft te besteden aan de opmaak. Zo wordt je cv altijd technisch juist gelezen en blijft hij overzichtelijk en professioneel voor de recruiter. 

Daarnaast kun je in een paar minuten een sollicitatiebrief genereren op basis van je cv met de sollicitatiebriefmaker, die je vervolgens eenvoudig aanpast aan de specifieke vacature. Of gebruik een van de brief-templates voor handige schrijfhulp. Zo begin je nooit meer vanaf een lege pagina en houd je meer tijd over om je prestaties, resultaten en verhaal écht overtuigend op te schrijven.