Jouw cv en de AVG: hoe zit dat precies?
Je cv opsturen is een standaard stap bij de meeste sollicitaties en biedt je de kans om je kwaliteiten te laten zien. Tegelijkertijd deel je daarbij persoonlijke gegevens die onder de AVG vallen. Wat mag een organisatie eigenlijk met je cv doen zodra het in hun inbox verschijnt?
Met het ontvangen van je cv, ontvangen bedrijven ook allerlei informatie over je. Nuttig voor de sollicitatieperiode, maar niet om vervolgens altijd te bewaren.
In dit artikel ontdek je onder meer:
- Hoe de AVG jouw sollicitatiegegevens beschermt
- Welke rechten je hebt als sollicitant
- Hoe je je cv eenvoudig privacyvriendelijk maakt
Wat is de AVG?
De AVG bepaalt hoe organisaties met jouw gegevens om moeten gaan, hoe lang ze die mogen bewaren en welke rechten jij hebt. Organisaties en bedrijven moeten voldoen aan diverse privacywetgeving bij het gebruik en de verwerking van persoonsgegevens. De belangrijkste wet is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De wet, ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), is een EU-verordening die in de hele Europese Unie van kracht is. In Nederland ziet de Autoriteit Persoonsgegevens toe op de naleving van deze regels.
De AVG stelt gedetailleerde eisen aan het verzamelen, opslaan en beheren van persoonsgegevens. Deze regels gelden voor alle organisaties die persoonsgegevens van personen in de EU verwerken, ongeacht waar ze gevestigd zijn. Organisaties worden gecontroleerd op de naleving van deze verplichtingen.
Het doel van de verordening is het bevorderen van veilige en transparante gegevensuitwisseling in Europa.
Welke sollicitatiegegevens vallen onder de AVG?
Werkgevers, recruiters en bureaus verzamelen tijdens het sollicitatieproces allerlei gegevens over kandidaten om het proces efficiënt te laten verlopen en zorgvuldig te selecteren. Volgens de AVG vallen alle gegevens die betrekking hebben op een 'geïdentificeerde of identificeerbare persoon' hieronder. Simpel gezegd betekent dit in de praktijk dat alle persoonsgegevens die je meestuurt met je sollicitatie, in je cv vermeldt of tijdens gesprekken wordt vastgelegd, onder de AVG kunnen vallen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Je naam
- Contactgegevens
- Woonplaats
- Nationaliteit
- Andere locatiegegevens
- Identificatiegegevens, zoals een paspoort- of identiteitsnummer
Daarnaast vallen gegevens over je inkomen, medische informatie en kenmerken die iets zeggen over je fysieke, mentale, genetische, economische, culturele of sociale identiteit ook onder de AVG. Bestanden met je stem, video's en foto's worden ook als persoonsgegevens beschouwd.
Sollicitatiegegevens die onder de AVG vallen, zijn dus meer dan alleen je naam en telefoonnummer. Zodra een werkgever jouw cv, motivatiebrief of bijlagen ontvangt, moet de organisatie al jouw persoonsgegevens die daarin staan zorgvuldig behandelen.
Waarom de AVG belangrijk is bij het solliciteren
Als je solliciteert, deel je vaak allerlei persoonlijke informatie en gegevens, zoals we hierboven al kort op een rij hebben gezet. Zodra je op ‘verzenden’ klikt, komen deze gegevens soms terecht in recruitmentsystemen, mailboxen en gedeelde databases waar meerdere mensen bij kunnen.
Als organisaties niet zorgvuldig met deze gegevens omgaan, kan dat vervelende gevolgen hebben. Denk aan cv’s die intern breder worden gedeeld dan nodig is, oude sollicitatiegegevens die jarenlang bewaard blijven of verouderde informatie die later opnieuw wordt gebruikt bij een beoordeling. Dit kan leiden tot verkeerde aannames, onbewuste vooroordelen of zelfs tot misbruik van gegevens. Dit zijn allemaal superongewenste gevolgen voor jou als sollicitant.
Omdat veel recruiters en grotere bedrijven tegenwoordig werken met talentpools en automatische systemen, is het voor jou als sollicitant extra belangrijk om goed na te denken over wat je deelt.
Expert-tip
Als je weet welke rechten je hebt, kun je beter bepalen welke informatie echt nodig is op je cv en in je sollicitatiebrief. Je kunt dan ook kritischer kijken naar hoe werkgevers omgaan met je gegevens. Privacybewust solliciteren betekent dus dat je slimmer omgaat met je persoonlijke informatie en zo je positie op de arbeidsmarkt versterkt.
Hoe lang mag je een cv bewaren?
Er bestaat geen standaardtermijn voor hoe lang een werkgever jouw cv of sollicitatiegegevens mag bewaren. De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens alleen mogen worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Hoe lang dit precies is, verschilt per situatie.
Dit betekent niet dat een werkgever zomaar zelf een termijn mag kiezen. De bewaartermijn moet redelijk en goed uit te leggen zijn. Een bedrijf kan dus niet zomaar cv’s tien jaar bewaren om te voorkomen dat het gegevens moet verwijderen. Werkgevers moeten kunnen uitleggen waarom ze gegevens nog nodig hebben, bijvoorbeeld vanwege een lopende sollicitatieprocedure, administratieve verplichtingen of wettelijke regels zoals bewaartermijnen uit de belastingwetgeving.
Verschillende factoren zijn belangrijk bij het bepalen van een redelijke bewaartermijn:
- Het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld
- De aard van de gegevens
- Eventuele wettelijke bewaarplichten
- De vraag of de gegevens nog echt nodig zijn
De AVG verwacht ook dat organisaties steeds kritisch kijken of gegevens misschien eerder verwijderd kunnen worden. Voor jou als sollicitant is dat belangrijk: jouw cv mag niet zomaar eindeloos in een database blijven staan 'voor het geval dat'.
Wat wél bewaard mag worden
- Gegevens die nodig zijn voor het sollicitatieproces, zoals je cv, motivatiebrief en contactgegevens.
- Sollicitatiegegevens waarvoor een werkgever een duidelijke en uitlegbare reden heeft om deze tijdelijk te bewaren.
- Gegevens waarvoor wettelijke bewaarplichten gelden, bijvoorbeeld uit de belastingwetgeving of uit juridische procedures.
- Sollicitatiegegevens die langer worden bewaard met expliciete toestemming van de sollicitant, bijvoorbeeld voor een talentpool of toekomstige vacatures.
Wat niet zomaar bewaard mogen worden
- Gegevens die niet langer nodig zijn voor het sollicitatieproces.
- Cv’s en kandidaatprofielen die zonder duidelijke reden al jarenlang worden opgeslagen.
- Meer persoonsgegevens dan nodig zijn om een sollicitatie te beoordelen.
- Gevoelige gegevens zoals informatie over je gezondheid, godsdienst, politieke voorkeur of seksuele gerichtheid. Deze vallen onder ‘bijzondere persoonsgegevens’ en zijn extra beschermd onder de AVG.
- Gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, tenzij daarvoor een wettelijke uitzondering bestaat.
- Persoonsgegevens die langer worden bewaard dan nodig, zonder toestemming of zonder wettelijke noodzaak.
Het is belangrijk om te weten hoe lang je gegevens worden bewaard en dat je als werkzoekende om verwijdering kunt vragen, waarover later in dit artikel meer. Sollicitatiegegevens komen tegenwoordig vaak terecht in recruitmentsystemen, talentpools en externe vacatureplatforms waar meerdere partijen toegang toe hebben. Daarom is het verstandig om goed na te denken over welke informatie je deelt en te weten dat je volgens de AVG invloed hebt op wat er later met die gegevens gebeurt.
Welke persoonsgegevens mag een uitzendbureau of recruiter met een opdrachtgever delen?
Solliciteer je via een uitzend- of recruitmentbureau? Een recruiter of intercedent mag alleen de gegevens delen die noodzakelijk zijn om jou als kandidaat voor te stellen.
In de praktijk gaat het om basis- en functie-relevante informatie, zoals:
- Naam en woonplaats
- Bereikbaarheid (bijv. telefoon of e-mail)
- Relevante werkervaring, opleidingen en cursussen
- Functie-relevante eisen zoals rijbewijs of taalniveau
Werk je al als uitzendkracht, dan kunnen in sommige gevallen aanvullende administratieve gegevens worden gedeeld, zoals je personeelsnummer, geboortedatum of geslacht. In specifieke situaties kan ook een BSN worden gedeeld, bijvoorbeeld vanwege wettelijke verplichtingen.
Let op: een recruiter mag jouw persoonlijke gegevens niet zomaar delen zonder een geldige reden.
Stel je voor dat je ineens bij een bedrijf wordt voorgesteld met allerlei privé-details die niets met de functie te maken hebben, zoals persoonlijke verhalen uit gesprekken die je met de recruiter of het bureau hebt gevoerd. Die informatie is niet nodig voor een goede match en past niet bij het principe van dataminimalisatie, en mag een recruiter of bureau dus niet delen met een opdrachtgever.
Wat zijn als sollicitant je rechten met de AVG?
Werkgevers en recruiters mogen jouw gegevens niet zomaar verzamelen, bewaren of doorsturen zonder een goede reden. Dankzij de AVG heb je als sollicitant verschillende rechten, zodat je weet wat er met je cv en sollicitatiegegevens gebeurt.
1. Recht op inzage, correctie en verwijdering
Je mag altijd vragen welke persoonsgegevens een organisatie van jou bewaart. Jouw sollicitatiegegevens kunnen ook in oude databases of talentpools staan. Met het recht op inzage kun je controleren waar je gegevens nog staan, mits je daar zelf actief achteraan gaat.
Dit kan bijvoorbeeld je cv zijn, je motivatiebrief, notities uit gesprekken of informatie uit een recruitmentsysteem. Kloppen sommige gegevens niet meer, zijn ze onvolledig of zijn ze niet meer nodig voor het sollicitatieproces? Dan kun je vragen om deze aan te passen, aan te vullen of te verwijderen.
2. Recht op vergetelheid
De AVG geeft je ook het ‘recht op vergetelheid’. Dit houdt in dat je in sommige situaties kunt vragen om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld als je gegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, als je je toestemming intrekt of als de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
Organisaties moeten zo’n verzoek serieus behandelen. Zodra een werkgever of recruiter jouw verzoek ontvangt, moet daar in principe binnen 1 maand op worden gereageerd. Let wel: dat betekent niet dat je gegevens ook binnen die periode verwijderd moeten zijn.
3. Recht op beperking van verwerking
Je hebt ook het recht om het gebruik van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken. Dit kan bijvoorbeeld als je twijfelt of bepaalde gegevens kloppen of als je bezwaar maakt tegen het gebruik ervan. In zo’n geval mag een organisatie deze gegevens tijdelijk niet gebruiken.
4. Recht op duidelijke informatie
Werkgevers moeten duidelijk uitleggen hoe ze omgaan met sollicitatiegegevens. Meestal vind je deze informatie in een privacyverklaring op de website of vacaturepagina. Daarin staat onder andere:
- welke persoonsgegevens worden verzameld;
- waarom die gegevens nodig zijn;
- hoe lang gegevens worden bewaard;
- met welke partijen gegevens eventueel worden gedeeld;
- hoe je gebruik kunt maken van je privacyrechten.
Transparantie is extra belangrijk bij solliciteren. Een organisatie die duidelijk is over privacy en hier duidelijke informatie over deelt laat vaak zien dat ze zorgvuldig met kandidaten omgaat.
Welke verplichtingen heeft een bedrijf volgens de AVG?
Niet alleen sollicitanten hebben rechten onder de AVG; werkgevers, recruiters en uitzendbureaus hebben namelijk ook duidelijke verplichtingen bij het verwerken van cv’s en sollicitatiegegevens. Dit zijn de vijf verplichtingen voor bedrijven en werkgevers onder de AVG.
Een werkgever mag alleen noodzakelijke gegevens verzamelen
Volgens de AVG mogen organisaties alleen persoonsgegevens verzamelen die echt nodig zijn voor het sollicitatieproces. Werkgevers moeten dus scherp afwegen welke informatie daadwerkelijk bijdraagt aan een eerlijke selectie van kandidaten. Dit principe heet dataminimalisatie.
Een werkgever moet duidelijk zijn over het gebruik van jouw gegevens
Bedrijven zijn verplicht om sollicitanten te informeren over:
- Welke persoonsgegevens worden verzameld
- Waarom die gegevens nodig zijn
- Hoe lang de gegevens worden bewaard
- Met wie gegevens eventueel worden gedeeld
- Hoe sollicitanten gebruik kunnen maken van hun privacyrechten.
Deze informatie hoort duidelijk terug te komen in een privacyverklaring op de website of bij de vacature, zodat sollicitanten precies weten waar ze aan toe zijn.
Sollicitatiegegevens mogen niet onbeperkt bewaard worden
Werkgevers mogen cv’s en sollicitatiegegevens alleen bewaren zolang dat echt nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor afgewezen sollicitanten betekent dit meestal dat hun gegevens maximaal vier weken na afloop van de procedure worden bewaard. Alleen als de sollicitant daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, mogen gegevens langer worden bewaard, bijvoorbeeld om hen te benaderen voor toekomstige vacatures.
Organisaties moeten zorgvuldig omgaan met gedeelde cv’s
Cv’s mogen intern alleen gedeeld worden met mensen die direct bij de sollicitatie betrokken zijn. Organisaties moeten digitale bestanden en persoonsgegevens met zorg behandelen en verspreiden deze alleen als het echt nodig is. Worden gegevens gedeeld met externe partijen, zoals recruiters of assessmentbureaus, dan moet dat helder en transparant aan de kandidaten worden uitgelegd.
Werkgevers moeten persoonsgegevens beveiligen
De AVG verplicht organisaties om persoonsgegevens goed te beschermen tegen verlies, misbruik of ongewenste toegang. Denk aan beveiligde systemen, beperkte toegang tot sollicitatiegegevens en een zorgvuldige opslag van cv’s en bijlagen.
De invloed van de AVG op cv’s
De AVG geeft je, naast rechten op papier, ook praktische tools als een werkgever of recruiter slordig omspringt met je sollicitatiegegevens. Stel je voor: je cv blijft zonder reden rondzwerven, wordt doorgestuurd of onnodig lang bewaard. Met deze 4 praktische tips houd je zelf de regie over je persoonsgegevens tijdens het sollicitatieproces.
Bekijk altijd de privacyverklaring | Een organisatie hoort helder uit te leggen wat er met jouw sollicitatiegegevens gebeurt: welke gegevens ze verzamelen, waarom, hoe lang ze die bewaren en met wie ze worden gedeeld. Ontbreekt die informatie of blijft het vaag, beschouw dat dan als een red flag en wees extra alert. |
Durf inzage te vragen in je gegevens | Je hebt altijd het recht om te weten welke informatie een organisatie over jou bewaart. Denk aan je cv, motivatiebrief, gespreksnotities of data uit een recruitmentsysteem. Zo ontdek je precies wat er over jou is vastgelegd. |
Laat gegevens aanpassen of verwijderen | Klopt er iets niet, of is je informatie niet meer nodig? Dan kun je vragen om een correctie of verwijdering. In sommige gevallen kun je ook je toestemming intrekken, bijvoorbeeld als je cv is opgeslagen voor toekomstige vacatures. |
Wees je bewust van wat je op je cv zet | De AVG beschermt je gegevens, maar het begint bij wat je zelf deelt. Hoe minder onnodige details je meestuurt, zoals bijvoorbeeld je leeftijd en adres, hoe meer controle je houdt over welke informatie over jou in systemen wordt opgeslagen. |
Welke persoonsgegevens vermeld ik op mijn cv?
Er bestaat geen wettelijke checklist voor welke persoonlijke gegevens op een cv moeten staan en welke niet. Toch is er een vaste set aan informatie die recruiters en werkgevers verwachten. Daarnaast kun je gegevens strategisch toevoegen en informatie beter weglaten om je privacy te beschermen. Je kunt de gegevens zo bekijken:
Altijd op cv vermelden | Handig om te vermelden op cv | Niet vermelden op cv |
Voor- en achternaam | Een titel/functienaam | Leeftijd of geboortedatum |
Telefoonnummer | LinkedIn-profiel URL | Geslacht |
Professioneel e-mailadres | Links naar portfolio of professionele website | Nationaliteit, burgelijke staat, kinderen, religie |
Woonplaats | Rijbewijs (wanneer relevant voor functie) | Volledige adres (straatnaam en huisnummer) |
Lees in onze blog meer over hoe je per sollicitatie bepaalt welke persoonsgegevens wel of niet op je cv horen. En bekijk in de cv-voorbeelden hoe dat eruitziet op een professioneel cv.
Gebruik een cv-tool voor een betrouwbaar eindresultaat
De AVG zet heldere lijnen uit voor wat er met je cv en persoonsgegevens mag gebeuren. Maar uiteindelijk draait het om iets tastbaarders: hoe maak je jouw sollicitatie niet alleen inhoudelijk sterk, maar ook bewust en zorgvuldig binnen die regels? Een goed cv is namelijk veel meer dan een lijstje met ervaring; het is jouw kans om te laten zien wie je bent en om zelf te bepalen welke informatie je deelt en welke niet.
Hiermee maak je het verschil tussen een gewone sollicitatie en een sterke presentatie van jezelf als kandidaat. Denk goed na over wat je opneemt, hoe je het formuleert en hoe overzichtelijk je alles maakt. Met een duidelijk cv help je recruiters sneller een goede indruk te krijgen en voorkom je dat je te veel gevoelige of onnodige informatie toevoegt om op te vallen.
Kost het je veel tijd om je cv te ordenen, vorm te geven en te bepalen wat relevant is? Dan kan een goed cv-template of een handige cv-tool helpen. Zo hoef je je verhaal niet te veranderen, maar kun je het sneller, consistenter en professioneler presenteren. Hetzelfde geldt overigens ook voor je brief, waarvoor je ook handige brief-templates kunt gebruiken. Zo kun jij je, in plaats van op de presentatie, focussen op inhoud die klopt en AVG-vriendelijk is.
Maak het verschil met je CV
Gegevens invullen, professionele template selecteren en direct downloaden.
